Regnskapsintegrasjon for nettbutikk: definer hele dataflyten

En regnskapsintegrasjon må bevare sammenhengen mellom salg, betaling, gebyr, oppgjør og retur. Start med hvilke systemer dere faktisk bruker, og avklar bokføringsmodellen med regnskapsansvarlig. Klis er et byrå som kan hjelpe med kartlegging og gjennomføring; tilgjengeligheten til en bestemt kobling må bekreftes i det aktuelle oppsettet.

Tegn opp hendelsene som skal overføres

En regnskapsintegrasjon er mer enn en pil fra nettbutikk til regnskap. Avklar om løsningen behandler ordre, salgsdokumenter, betalingshendelser, utbetalinger eller flere av disse. De kan skje på forskjellige tidspunkt og trenger egne identifikatorer. En mottatt ordre er ikke automatisk det samme som et endelig bankoppgjør.

Lag en enkel oversikt med kildesystem, hendelse, mottaker og kontroll. Få regnskapsansvarlig til å vurdere hvilken dokumentasjon og behandling bedriften trenger. Integrasjonens tekniske logg kan vise at noe er sendt uten å bevise at regnskapsgrunnlaget er riktig.

Start med en avgrenset testperiode

Velg et lite kontrollgrunnlag med vanlige salg og relevante avvik. Noter forventet resultat før overføringen. Sammenlign antall, identifikatorer og beløp etterpå, og undersøk forskjeller før løsningen brukes bredt. Hvis noen hendelser må behandles manuelt, skal det stå hvem som gjør det og hvor arbeidet registreres.

Ved bytte av løsning må dere avtale et skjæringstidspunkt. Beskriv hvilke hendelser den gamle løsningen avslutter, og hvilke den nye overtar. Refusjoner av eldre salg trenger særskilt oppmerksomhet fordi selve kjøpet kan ligge på den andre siden av overgangen.

Velg løsning etter dokumentert støtte

Be om å få se støtte for din plattform, betalingsmåte og arbeidsflyt. Et produktnavn på en integrasjonsliste forteller ikke alene hvilke hendelser, land eller feiltilfeller som dekkes. Avklar også hvem som følger opp når API, plattform eller regnskapsløsning endres.

For bedrifter som vurderer et samlet system, beskriver ReAI sin nettbutikkløsning hvordan nettbutikk og regnskap kan henge sammen. Dette er et mulig løsningsvalg som må vurderes mot behovet; det er ikke en forutsetning for å bruke Klis. Hvis det er regnskapsrutinen som trenger hjelp, kan Aiak være et relevant neste steg.

Bruk guiden om avstemming for å planlegge kontrollen som skal fortsette etter at integrasjonen er satt i drift.

Slik vurderer du oppsettet

1. Lag en oversikt over systemene som oppretter ordre, tar betaling og bokfører.

2. Avtal identifikatorer, avgiftsmapping og ansvar for avstemming.

3. Test normalordre, rabatt, frakt, delrefusjon og gjentatt overføring.

Eksempel fra en tenkt butikk

En ordre betales med 1 000 kroner. Betalingsleverandøren trekker et gebyr før utbetaling. Integrasjonen må gjøre det mulig å forklare differansen, og senere knytte en delrefusjon til samme ordre. En løsning som bare sender bankens nettobeløp mangler vesentlig sammenheng.

En feil å unngå

Ikke anta at en vellykket ordreeksport betyr at regnskapet er ferdig kontrollert. Automatikk trenger avstemming og en ansvarlig som følger opp avvik.

Før du går videre

Kan regnskapsansvarlig følge en prøveordre fra salg til bank og tilbakebetaling uten uforklarte beløp?

Les videre

• Fiken-integrasjon for nettbutikk: kartlegg bilag og betaling

Vurder ReAI i oppsettet

• Nettbutikk og regnskap i samme plattform: når passer ReAI?

Test en korreksjon før dere godkjenner integrasjonen

En vanlig ordre som kommer gjennom én gang er ikke en full integrasjonstest. Ta også med delvis refusjon, endret ordre og et nytt forsøk etter avbrudd.

Be om å få følge referansen fra nettbutikken til oppgjøret og videre til regnskapsunderlaget. Undersøk hva som skjer hvis samme hendelse behandles igjen: oppdateres den, avvises den eller opprettes et nytt bilag?

Avklar arbeidsdelingen når to systemer viser forskjellig status. En integrasjon bør gjøre det lettere å finne årsaken, ikke bare flytte uavklarte feil raskere mellom systemene.

Se den konkrete gjennomgangen: shopify-oppgjør: avstem salg, gebyrer og returer mot banken.