Fiken-integrasjon for nettbutikk

En Fiken-integrasjon for nettbutikk bør gjøre det mulig å følge et salg fra ordre til bankoppgjør og regnskap. At ordre «overføres automatisk» sier lite om hvordan gebyrer, returer, ulike MVA-satser og avvik blir behandlet.

Før du velger integrasjon, bestem hva Fiken skal motta, hvor detaljene skal lagres, og hvilken kilde som eier hver del av transaksjonen.

Hvilken bokføringsmodell bruker integrasjonen?

Be leverandøren vise en faktisk kontering. Salg, utgående MVA, betalingsfordring, gebyr og bank skal henge sammen uten at nettobeløpet feilaktig bokføres som omsetning.

Data som må kunne spores

• ordrenummer og salgsdato
• varelinjer, rabatt, frakt og MVA-sats
• betalingsleverandør og transaksjonsreferanse
• oppgjørs-ID, bruttobeløp, gebyr og nettoutbetaling
• retur, kreditnota og tilbakebetaling
• valuta og eventuelle kursdifferanser
• status for import, feil og ny behandling

Det bør være mulig å gå fra en banklinje til oppgjøret og videre til ordrene som inngår. Det motsatte sporet, fra ordre til bilag og betaling, er like viktig ved kundespørsmål.

Slik tester du integrasjonen

1. Opprett en ordre med to varer og ulike egenskaper.
2. Bruk rabatt og frakt.
3. Gjennomfør betaling og vent til oppgjøret er tilgjengelig.
4. Returner bare én vare og refunder riktig beløp.
5. Kontroller salgsbilag, avgift, gebyr, kreditnota og bankmatching.
6. Kjør samme import på nytt og kontroller at det ikke oppstår duplikater.
7. Fremprovoser et avvik, for eksempel manglende konto eller avgiftskode, og vurder feilkøen.

En vellykket test skal forklare alle differanser uten at du må endre bilag manuelt i etterkant.

MVA må følge salget

Nettbutikken kan ha varer med ulike satser, frakt, rabatt, salg til flere land og både privat- og bedriftskunder. Integrasjonen bør bevare grunnlaget som trengs for riktig avgiftsbehandling, men bedriften er fortsatt ansvarlig for oppsettet.

Kontroller spesielt:

• hvordan rabatt fordeles mellom varelinjer
• hvordan retur reverserer salg og MVA
• hvilken dato som bestemmer perioden
• om utenlandsk salg og valuta behandles separat
• hvordan manglende eller ukjent avgiftskode stopper eller varsler flyten

Unngå dobbeltføring

Salg kan komme inn via nettbutikk, betalingsleverandør, bank og manuell import. Bestem hvilken integrasjon som oppretter salget, og bruk de andre datakildene til matching. Ellers kan samme betaling bli bokført som både salg og bankinntekt.

Hvis regnskapsfører gjør avstemmingen, bør vedkommende godkjenne konteringsmodellen før oppstart. Se regnskap for nettbutikk og betalingsavstemming for hele kontrollkjeden.

Spørsmål før du velger Fiken-integrasjon

• Hvilke nettbutikk- og betalingsdata støttes faktisk?
• Bokføres ordre, dagssammendrag eller oppgjør?
• Hvordan håndteres delretur, tvist og korrigering etter periodeskifte?
• Kan import kjøres på nytt uten duplikater?
• Hvor vises avvik, og hvem får varsel?
• Hvordan eksporteres underlag ved kontroll eller leverandørbytte?
• Hvem hjelper når feilen ligger mellom nettbutikk og regnskapssystem?
• Hva koster transaksjoner, oppsett, support og ekstra integrasjoner samlet?

Når en standardkobling ikke er nok

Butikker med flere markeder, lager, B2B-salg eller særskilte oppgjørsflyter kan trenge et mellomlag eller en annen regnskapsarkitektur. Sammenlign med API og webhooks for nettbutikk før du bygger spesialtilpasning.

Klis bør vurderes på den dokumenterte flyten du faktisk trenger. Se nettbutikk med regnskap og ReAI-drevet økonomiflyt for flere alternativer.