I denne guiden
Omsetningen i Shopify og pengene som kommer inn på bankkontoen er ikke to visninger av det samme tallet. Salgsrapporten beskriver salg, mens utbetalingen kan være påvirket av gebyrer, refusjoner, tidspunkt og andre bevegelser på betalingsbalansen. Avstem dem gjennom oppgjørsgrunnlaget, ikke ved å tvinge totalsummene til å bli like.
Denne gjennomgangen gjelder arbeidsflyten rundt Shopify Payments. Bruker du andre betalingsleverandører, trenger du også deres oppgjørsrapporter og en egen avstemming av hver betalingsstrøm.
Velg én utbetaling som startpunkt
Finn utbetalingen i banken og identifikasjonen i Shopify. Hent oppgjørsgrunnlaget som forklarer hvilke transaksjoner utbetalingen består av. Shopify beskriver opplysningene i Payments activity report.
Ikke begynn med hele månedens salg hvis målet er å forklare én banklinje. Når den enkelte utbetalingen kan følges, blir det enklere å kontrollere perioden samlet og finne det som krysser månedsskiftet.
Et tenkt oppgjør
| Bevegelse | Illustrasjon |
|---|---|
| Betalinger i oppgjøret | 20 000 kr |
| Refusjoner | −2 000 kr |
| Gebyrer | −500 kr |
| Netto utbetaling i eksemplet | 17 500 kr |
Tallene er et forenklet eksempel på en avstemming, ikke Shopifys priser eller en bokføringsanvisning. Dersom banken viser 17 500 kroner, må du fortsatt kunne forklare både betalingen, refusjonene og gebyrene. En enkelt postering av nettobeløpet gir ikke den oversikten alene.
Følg en retur gjennom begge perioder
En retur i oktober kan gjelde en ordre fra september. Søk opp originalordren og korreksjonen, og kontroller hvilket oppgjør refusjonen inngår i. Unngå å behandle refusjonen som en ny hendelse i hvert system den passerer.
Behold en tydelig referanse mellom ordre, oppgjør og regnskapsunderlag. Hvis koblingen krever manuell oversettelse av nummer eller filnavn, bør dere beskrive hvem som gjør det og hvordan det kontrolleres.
Før du bestiller en integrasjon
Gi leverandøren et eksempel som inneholder salg, delvis refusjon og gebyr. Be om å få se hele flyten og hva som skjer når overføringen feiler eller kjøres på nytt. Spør konkret om duplikater, korreksjoner og historiske perioder.
Avklar også hva som fortsatt må gjøres manuelt. En integrasjon kan hente ordre uten å avstemme utbetalinger. Den kan også støtte ett betalingsoppsett uten å støtte alle leverandørene butikken bruker.
Et oppsett du kan drive videre med
Klis kan hjelpe med å vurdere butikkens arbeidsflyt og avklare et gjennomførbart oppsett. ReAI er et regnskapssystem dere kan vurdere som del av helheten; bekreft faktisk plattform- og betalingsstøtte før dere planlegger en overgang. Aiak kan være aktuelt når dere vil ha hjelp til selve regnskapsoppfølgingen.
Start med én dokumentert oppgjørsperiode. Den gir et bedre beslutningsgrunnlag enn å bestille automatisering av en flyt ingen ennå kan forklare.
Fortsett med neste oppgave
Les også regnskapsintegrasjon for nettbutikk: definer hele dataflyten. Skal en regnskapsfører overta oppfølgingen, bruk også Syni sin sjekkliste for overlevering av nettbutikkregnskap.
Du kan også lese om refusjoner som krysser periodegrensen.
La oss se på mulighetene
Hva vil du få til med nettbutikken?
Legg igjen kontaktinformasjon. Klis følger opp for å avklare behovet og foreslå et konkret neste steg.