Avstemme nettbutikkens oppgjør: fra kundebetaling til bank

Start med samme periode, valuta og leverandør

Velg én betalingsleverandør og én oppgjørsvaluta. Hent rapporten som viser inngående saldo, betalinger, refusjoner, gebyrer, justeringer, utbetalinger og utgående saldo. Hent deretter bankpostene som gjelder de konkrete utbetalingene.

Ikke legg Shopify Payments, en separat Klarna-avtale og andre betalingsleverandører i samme avstemmingsark uten å kunne skille dem igjen. Shopifys aktivitetsrapport gjelder Shopify Payments og er ikke en fullstendig rapport over alle betalingsleverandører i butikken.

Hold også salgsdato, betalingsdato, leverandørens utbetalingsdato og bankens bokføringsdato fra hverandre. Dokumenter datoavgrensningen før du leter etter en differanse.

Et oppgjørseksempel som faktisk går opp

En tenkt butikk avstemmer én leverandør i norske kroner. Alle beløpene nedenfor er betalingsbeløp i samme valuta; tabellen beregner ikke omsetning eller MVA.

Kontrollen er 2 000 + 12 500 − 1 000 − 300 − 11 000 = 2 200. Butikken skal ikke forvente 12 500 kroner på bankkontoen fra denne perioden. En del er refundert, gebyrer er trukket, og 2 200 kroner står fortsatt som saldo hos leverandøren.

Utgående saldo må forklares videre: Hva er tilgjengelig for senere utbetaling, hva er under behandling, og finnes det dokumenterte reservasjoner? Ikke kall hele beløpet en feil bare fordi det ikke står i banken ennå.

Avstem én utbetaling mot bank

Finn oppgjørsreferansen og beløpet i leverandørens rapport. Finn samme betaling i banken. Hvis de 11 000 kronene kommer inn etter periodeslutt, noter tidsforskjellen og kontroller den mot den senere bankposten.

Kommer det bare 10 950 kroner, har du en konkret differanse på 50 kroner. Undersøk bankbilag, valuta og eventuelle mellomledd. Ikke før 50 kroner som gebyr bare for å få arket til å stemme. Et gebyr trenger et grunnlag; en ukjent differanse trenger oppfølging.

Koble refusjonen til riktig ordre

Refusjonen på 1 000 kroner kan gjelde en ordre fra forrige måned. Den skal derfor ikke uten videre trekkes fra en tilfeldig salgsrapport for inneværende måned. Behold ordre-ID, refusjonsreferanse, beløp og dato, og knytt dem til den opprinnelige transaksjonen.

En betalingsrefusjon og en regnskapsmessig korreksjon må kunne spores til hverandre. Se guiden om MVA og retur i nettbutikk når du kontrollerer underlaget som skal følge korreksjonen.

Lag en liten, brukbar avvikslogg

For hver åpen forskjell trenger du mer enn merknaden «avstemmes senere»:

• Hvilken ordre, refusjon eller utbetaling gjelder avviket?
• Hvilke to rapporter er sammenlignet, med hvilken periode og valuta?
• Hva er den dokumenterte eller foreløpige forklaringen?
• Hvem undersøker saken, og når skal den kontrolleres igjen?

En tidsforskjell kan lukkes når den forventede bankposten er funnet. En duplisert transaksjon må kontrolleres i systemet som opprettet den. En ukjent belastning må undersøkes hos leverandøren. Ulike årsaker krever ulike handlinger.

Avklar arbeidsdelingen før neste månedsslutt

Klis kan hjelpe med å kartlegge dataflyten fra butikk til betalingsrapport og regnskap. Når spørsmålet gjelder føring, korreksjoner eller hvem som skal eie den løpende avstemmingen, er det relevant å avklare oppgaven med en regnskapsfører, for eksempel Aiak.

Et systembytte alene reparerer ikke manglende referanser. Ta med et konkret oppgjør, tilhørende bankpost og listen over åpne differanser når dere vurderer ReAI eller andre regnskapsoppsett. Da kan vurderingen ta utgangspunkt i den faktiske arbeidsflyten.

Velg neste steg

Mva og retur: behold koblingen til det opprinnelige salget →Følg korreksjonen tilbake til salget den gjelder.Velge regnskapsfører for nettbutikk: prøv en konkret ordre →Avklar hvem som følger opp åpne differanser.