MVA og håndtering av retur

Returer og refusjoner er en naturlig del av netthandel, men de skaper ekstra arbeid i regnskapet og MVA-håndteringen. Feil her kan føre til at du enten betaler for mye MVA eller at MVA-oppgaven ikke stemmer med regnskapet. Med Klis registreres returer automatisk og ReAI justerer de regnskapsmessige postene tilsvarende.

Hva skjer regnskapsmessig ved en retur?

Når en kunde returnerer en vare og du refunderer kjøpesummen, skal det opprinnelige salget reverseres. Det betyr:

• Salgsinntekten reduseres med varens nettopris
• Utgående MVA reduseres med MVA-beløpet på det opprinnelige salget
• Betalingsformidleren håndterer den faktiske tilbakebetalingen

Du skal ikke bare slette den opprinnelige fakturaen – du skal utstede en kreditnota som refererer til det opprinnelige salgsdokumentet.

Kreditnota – hva skal den inneholde?

En kreditnota ved retur skal inneholde:

• Referanse til opprinnelig faktura/kvittering
• Dato for kreditnotaen
• Varebeskrivelse og beløp som reverseres
• MVA-spesifikasjon (netto, MVA-sats, MVA-beløp)
• Totalbeløp inkl. MVA

Se fakturakrav for nettbutikk for de generelle kravene til salgsdokumentasjon.

MVA-korreksjon i terminoppgjøret

Returer du gjennomfører i løpet av en termin, reduserer utgående MVA i den terminen. Skjer returen i en annen termin enn det opprinnelige salget, skal du korrigere i den terminen da returen faktisk ble godkjent – ikke tilbake i tid.

Eksempel:

Du skal ikke endre termin 6 i ettertid. Returen bokføres i termin 1 og reduserer MVA-beløpet for den perioden.

Delvis retur og rabatter

Noen ganger returneres bare deler av en ordre, eller du gir prisavslag som kompensasjon uten retur. Begge deler krever kreditnota eller tilleggsbilag som spesifiserer beløpet og MVA-justeringen.

Fremgangsmåte:

1. Opprett kreditnota for det returnerte beløpet i Klis
2. Sjekk at MVA beregnes korrekt på kreditnotaen
3. Registrer returen i lagermodulen (se lagerstyring )
4. Kontroller at refusjonen er bokført mot riktig konto

Frakt ved retur

Hvem betaler returfrakt? Det påvirker ikke MVA-beregningen direkte, men påvirker hva du kan trekke fra:

• Betaler du returfrakt: bokfør som fraktkostnad med MVA-fradrag (norsk fraktselskap)
• Betaler kunden returfrakt: ingen effekt i ditt regnskap

Se returflyt og frakt og retur for operasjonell håndtering av returer.

Vanlige feil

• Sletter det opprinnelige salget i stedet for å utstede kreditnota – bryter bilagskjeden
• Glemmer MVA-korreksjonen og betaler for mye MVA
• Bokfører returen i feil periode og skaper avvik i terminoppgjøret
• Mangler dokumentasjon på at varen faktisk er returnert

God datakvalitet fra nettbutikken er avgjørende. Se nettbutikk regnskapsdata for hvordan Klis eksporterer returdataene dine til regnskapet.