Koble nettbutikk til regnskapssystem

Integrasjon mellom nettbutikk og regnskapssystem er et av de viktigste grepene du kan ta for å spare tid og redusere feil i regnskapet. Uten integrasjon sitter du med manuell punching av hundrevis av transaksjoner. Med Klis og ReAI er koblingen innebygget – salgsdata flyter direkte til regnskapet uten manuelt arbeid.

Hva bør en god integrasjon håndtere?

En fullstendig integrasjon mellom nettbutikk og regnskapssystem bør automatisk overføre:

• Salgsordrer og betalinger med korrekte beløp, MVA og dato
• Returer og kreditnotaer som motposter til opprinnelig salg
• Fraktkostnader fakturert til kunden (egen inntektskonto)
• Gavekort skilt fra ordinære inntekter til de innløses
• Oppgjørsrapporter fra betalingsformidlere (Stripe, Vipps, Klarna)

To tilnærminger: integrasjon vs. eksport

Det finnes to hovedmåter å koble nettbutikk og regnskap på:

For de aller fleste nettbutikker er direkte integrasjon det klart beste valget så snart volumet overstiger et par salg per dag.

Slik setter du opp integrasjonen i Klis

1. Gå til integrasjoner i Klis-innstillingene
2. Velg regnskapssystem (ReAI, Tripletex, Fiken, m.fl.)
3. Koble til med API-nøkkel fra regnskapssystemet
4. Konfigurer kontokart – hvilke Klis-kontoer som skal matche kontoer i regnskapet
5. Test med et testsalg og bekreft at posteringen er korrekt

Trenger du hjelp til oppsett? Kontakt oss for assistanse.

Kontokart og MVA-koder

Det viktigste med integrasjonsoppsettet er at kontokart og MVA-koder er riktig konfigurert:

• Salgsinntekter skal treffe riktig inntektskonto
• 25 % MVA-salg skal bokføres med korrekt MVA-kode
• Nullsatset eksportsalg skal til egne kontoer
• Frakt og gebyrer skal ikke blandes med salgsinntekt

Se bokføring for nettbutikk for anbefalinger til kontoplan.

Avstemming etter integrasjon

Selv med god integrasjon bør du jevnlig avstemme betalingsoppgjør mot regnskap for å fange opp eventuelle avvik. Sjekk ukentlig at:

• Antall bokførte ordrer stemmer med antall ordre i Klis
• Totalt bokført salgsinntekt stemmer med Klis-rapporten
• MVA-beløpet er likt i begge systemer

Vanlige feil

• Dobbeltbokføring ved å ha både integrasjon og manuell innlesning aktiv
• Feil MVA-koder – en feil i kontokartet kan gi gal MVA-rapportering for hele terminen
• Glemmer å sette opp returer – mange aktiverer bare salgsintegrasjon og håndterer returer manuelt
• Stoler blindt på automatikken uten periodisk kontroll

Hent ut regnskapsdata fra nettbutikken og bruk dem aktivt til kontroll. En velfungerende integrasjon er grunnlaget for god MVA-håndtering og effektivt årsoppgjør .