Klarna i nettbutikk: test retur og delrefusjon før lansering

Avklar oppsettet før du følger en oppskrift

Klarna kan inngå gjennom forskjellige plattformer og betalingsoppsett. Finn navnet på appen eller betalingsintegrasjonen, aktuell versjon, avtalen og markedene butikken skal betjene. En veiledning for en annen integrasjon kan gi feil instruksjon, selv om Klarna-logoen er den samme.

Skill også mellom reservasjon/godkjenning og innkreving, ofte kalt capture. En godkjent betaling er ikke i seg selv bevis på at hele beløpet er innkrevd eller utbetalt til butikken. Avklar når integrasjonen utfører innkreving, særlig hvis butikken bruker manuell levering, forhåndsbestilling eller dellevering.

Eksempel: kunden returnerer én av tre varer

En tenkt ordre består av tre varer på til sammen 1 500 kroner. Alle er levert og betalingen er innkrevd. Kunden returnerer én vare til 400 kroner.

Butikken trenger én dokumentert refusjon på 400 kroner, koblet til riktig ordre. Etter behandlingen må 400 kroner være registrert som refundert i den relevante betalingsoversikten. Ordrevisning, retur og betalingsstatus må kunne forklares sammen.

Et endret ordrenotat eller en kreditering i et annet system beviser ikke alene at betalingen er korrigert hos leverandøren. Samtidig kan en ekstra manuell refusjon i betalingsportalen gi en dobbel handling dersom den første allerede ble sendt fra butikken.

Shopify og WooCommerce må vurderes hver for seg

Kontroller først om butikken bruker Klarna gjennom Shopify Payments eller den eldre, separate Klarna Payments-modulen. Klarna skiller disse oppsettene i dokumentasjonen og viser nye integrasjoner til Shopify Payments-løsningen.

For Shopify Payments følger du veiledningen om innkreving og refusjoner i dette oppsettet. Har butikken allerede den separate modulen, bruker du veiledningen for eksisterende modulinstallasjoner. Den siste advarer mot at uavhengige handlinger i Shopify og Klarna-portalen kan gjøre dataene usynkroniserte, blant annet med risiko for doble refusjoner.

Veiledningen for WooCommerce har egne innstillinger og begrensninger. Kontroller blant annet støtte for delvis innkreving i den aktuelle integrasjonen. En plattformtest for delrefusjon beviser ikke at delvis innkreving også er støttet; det er to forskjellige handlinger.

Test disse situasjonene med leverandørens testoppsett

Testen skal ha et forventet resultat på forhånd. Hvis integrasjonen ikke støtter en ønsket handling, må butikken velge en annen arbeidsflyt før kundeservice og lager tar den i bruk.

Avstem oppgjøret etterpå

Refusjonen kan inngå i et annet oppgjør enn betalingen. Gebyrer og datoavgrensning kan også gjøre bankinnbetalingen forskjellig fra ordrebeløpet. Bruk leverandørens oppgjørsreferanser fremfor å forvente at én bankpost tilsvarer én ordre.

Guiden om avstemming av nettbutikkens oppgjør viser et konkret eksempel med inngående og utgående leverandørsaldo. Hold den kontrollen adskilt fra spørsmålet om hva kunden fortsatt skal betale.

Gi kundeservice en sikker fremgangsmåte

Teamet bør vite hvor en refusjon startes, hvor den bekreftes og hvem som avklarer uoverensstemmelser. Gi saken ordre-ID, betalingsreferanse og refusjonsreferanse. Ikke la flere medarbeidere forsøke samme handling parallelt fordi kunden ennå ikke ser oppdateringen.

Klis kan hjelpe med å teste betalingsflyten og avklare arbeidsdelingen mellom nettbutikk, integrasjon og regnskap. Start med en vanlig ordre og en delretur. De to eksemplene avdekker ofte mer enn en lang liste med betalingslogoer.

Velg neste steg

Avstemme nettbutikkens oppgjør: fra kundebetaling til bank →Forklar forskjellen mellom betaling, oppgjør og bankinnbetaling.Mva og retur: behold koblingen til det opprinnelige salget →Behold dokumentasjonen tilbake til den opprinnelige handelen.