Varemottak: kontroller før beholdningen blir salgbar

Varemottak bør sammenligne bestilt, levert og faktisk godkjent antall. Registrer avvik før varer legges på salgslager. En leverandørmelding om sendt vare er ikke det samme som at varen er fysisk mottatt og klar for kunden.

Skill mellom ankomst, kontroll og tilgjengelig beholdning

At en leveranse har kommet inn døren, betyr ikke nødvendigvis at alt skal være tilgjengelig for salg. Definer et fysisk eller systemmessig område for varer som venter på kontroll. Da unngår du at en kunde kjøper en vare som senere viser seg å være feil, skadet eller ufullstendig.

Ha innkjøpsgrunnlaget klart før mottaket starter. Sammenlign identifikator, variant og antall med det som faktisk er levert. Bruk samme SKU som i nettbutikken der dette er butikkens identifikator. Et leverandørnavn som ligner, er ikke tilstrekkelig når størrelser eller pakningsenheter varierer.

Situasjon	Hva som undersøkes	Praktisk neste steg
Antallet avviker	Bestilt, ført på følgeseddel og telt antall	Registrer avvik før lageret gjøres tilgjengelig
Feil variant	SKU, størrelse, farge og leverandørreferanse	Skill varen fra riktig beholdning
Synlig skade	Emballasje og varetilstand	Dokumenter og følg avtalt avviksrutine
Ukjent vare	Hvilket innkjøp og hvilken produktpost den tilhører	Avklar før ny SKU eller beholdning opprettes
Dellevering	Hva som gjenstår på bestillingen	Behold sporbarhet til resten av leveransen
Alt stemmer	Antall, tilstand og plassering	Registrer mottak og flytt til avtalt lagerplass

Test hva en registrering gjør i nettbutikken

Registrer først et kontrollert mottak på en vare du kan følge. Kontroller tilgjengelig antall i lagerløsningen og nettbutikken. Hvis synkroniseringen skjer forsinket, må ansvarlig vite hvor forsinkelsen vises og hvordan feil varsles. Ikke rett samme avvik manuelt i flere systemer uten å kjenne hvilken løsning som overskriver den andre.

Kontroller også en vare med eksisterende reservasjoner. Mottatt antall og antall som kan selges, kan være forskjellige størrelser. Dokumenter hvilke felt medarbeideren skal lese før kunden får et lagerløfte.

Avslutt mottaket slik at neste person kan overta

Et fullført mottak bør vise hva som er kontrollert, hvor varene ligger, hvilke avvik som gjenstår og hvem som følger opp leverandøren. Legg dokumentasjon på avtalt sted, ikke bare i mottakerens private innboks.

Bruk lageravvik når tallene ikke stemmer, og lagersynk når forskjellen oppstår mellom systemene. Begge problemene kan gi feil tilgjengelighet, men trenger forskjellig feilretting.

Slik går du frem

Sammenlign leveransen med innkjøp og følgedokumenter.
Kontroller riktig variant, antall og synlig tilstand.
Registrer godkjent beholdning og avvik med ansvarlig oppfølging.

Et praktisk eksempel

Butikken bestiller 40 blå kopper, men mottar 36 blå og fire grønne. Dersom hele leveransen registreres som 40 blå, blir nettbutikken feil selv om samlet antall stemmer.

Unngå denne feilen

Ikke gjør hele innkjøpet tilgjengelig automatisk ved forventet ankomstdato. Forsinkelser og avvik må kunne håndteres.

Kontroller resultatet

Stemmer tilgjengelig saldo med de riktige varene dere faktisk har kontrollert og kan sende?