I denne guiden
En rutine bør vise hvordan en henvendelse blir en fulgt opp sak. Samle nødvendig kontekst, gi saken en ansvarlig og noter neste handling. Avklar også når saken kan avsluttes, slik at en sendt melding ikke forveksles med et løst problem.
Slik vurderer du oppsettet
Registrer kanal, ordre, problem og ansvarlig.
Definer vanlige sakstyper og når de eskaleres.
Bekreft utført handling og eventuell videre frist.
Eksempel fra en tenkt butikk
Kunden spør om feil vare. Første svar bekrefter mottak, men saken er ikke ferdig før riktig løsning er avtalt og gjennomført. Statusen bør følge dette.
En feil å unngå
Ikke la alle i teamet være felles ansvarlig for en uavklart sak. Da kan ingen oppleve at de må gjøre neste handling.
Før du går videre
Kan en annen medarbeider se hva som er avtalt og hva kunden fortsatt venter på?
Les videre
La oss se på mulighetene
Hva vil du få til med nettbutikken?
Legg igjen kontaktinformasjon. Klis følger opp for å avklare behovet og foreslå et konkret neste steg.